Die Excel-Arbeitsmappe ist eine Rabattkalkulation für Reinigungsverträge. Sie prüft vor der Angebotsfreigabe, wie Staffelrabatte und Vertragslaufzeiten den monatlichen Angebotsumsatz, den Deckungsbeitrag I und die Marge verändern. Aus den eingetragenen Vertragsdaten und direkten Kosten entsteht ein prüfbarer Freigabestatus.
Die Datei richtet sich an Inhaber, Objektleitung, Disposition und kaufmännische Organisation. Alle Geldbeträge sind Nettowerte. Das Ergebnis dient als Vorkalkulation: Gemeinkosten, Verwaltungskosten, Finanzierungseffekte und kalkulatorische Risiken sind nicht automatisch enthalten.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Zeigt den rabattierten Angebotsumsatz pro Monat statt nur den nominellen Rabatt.
- Stellt Deckungsbeitrag I und Marge den internen Zielwerten gegenüber.
- Ordnet jeden Vertrag als Freigeben, Prüfen, Nicht freigeben oder unvollständig ein.
- Fasst mehrere Kalkulationen zu gewichteter Marge, Gesamtrabatt und Laufzeitbeitrag zusammen.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Steuerungsparameter prüfen
Öffne zuerst „Rabattstaffeln“. Prüfe Zielmarge, Warnbereich, maximalen Gesamtrabatt sowie die Umsatz- und Laufzeitschwellen. Die Schwellen müssen streng aufsteigend bleiben, damit jeweils die passende Stufe gefunden wird.
2. Vertragsdaten eintragen
Erfasse im Blatt „Kalkulation“ nur die gelben Eingabefelder. Die vorhandenen Einträge M-001 und M-002 sind Beispieldaten und sollten nicht mit eigenen Verträgen vermischt werden. Verwende eine eindeutige Vertrags-ID und trage nicht anfallende Zusatzleistungen oder direkte Kosten ausdrücklich mit 0,00 € ein.
3. Berechnete Werte prüfen
Kontrolliere in den grauen Feldern den Listenumsatz, die beiden Rabattstufen, den begrenzten Gesamtrabatt, den Angebotsumsatz und die direkten Kosten. Vergleiche anschließend Marge und Deckungsbeitrag I mit den Annahmen des Angebots.
4. Status und Hinweis auswerten
Lies den Freigabestatus gemeinsam mit dem Feld „Hinweis“. Prüfe bei einer Warnung zuerst fehlende Eingaben, doppelte IDs, eine Rabattbegrenzung oder eine unterschrittene Zielmarge. Nutze danach „Übersicht“, um das Gesamtbild aller angelegten Verträge zu kontrollieren.
Rabatte vor der Angebotsfreigabe einordnen
Die Datei beantwortet eine konkrete Frage: Bleibt ein Reinigungsvertrag nach Umsatz- und Laufzeitrabatt oberhalb der intern festgelegten Marge? Ausgangspunkt ist der monatliche Listenumsatz, nicht der gesamte Vertragswert. Er ergibt sich aus Reinigungsstunden pro Monat mal Listenpreis je Stunde zuzüglich monatlicher Zusatzleistungen.
Dem rabattierten Angebotsumsatz werden Lohn-, Material-, Fahrt- und sonstige direkte Kosten gegenübergestellt. So lässt sich vor der Preisfreigabe erkennen, ob der vorgesehene Nachlass zur Kostenstruktur passt oder neu verhandelt werden sollte. Die Kalkulation ist damit enger gefasst als eine vollständige Vertrags- oder Unternehmensplanung.
Praxisfall: Musterbüro Nord bewerten
Die erste ausgefüllte Zeile enthält Beispieldaten für „Musterbüro Nord“. Sie zeigt den vollständigen Rechenweg und ist kein eigener Vertragsdatensatz.
Eingabe → Ergebnis → Bedeutung → Entscheidung: 160 Reinigungsstunden zu 32,00 € und 300,00 € Zusatzleistungen ergeben 5.420,00 € Listenumsatz pro Monat. Dafür greift ein Staffelrabatt von 2,00 %. Bei zwölf Monaten kommt ein Laufzeitrabatt von 1,00 % hinzu. Weil beide Rabatte multiplikativ kombiniert werden, beträgt der Gesamtrabatt 2,98 % und der Angebotsumsatz 5.258,48 €.
Die direkten Kosten liegen bei 3.940,00 € pro Monat: 160 Stunden zu 21,00 € sowie 300,00 € Material-, 180,00 € Fahrt- und 100,00 € sonstige direkte Kosten. Daraus folgen 1.318,48 € Deckungsbeitrag I pro Monat, 25,07 % Marge und 15.821,81 € Deckungsbeitrag I über zwölf Monate. Bei den hinterlegten 20,00 % Zielmarge plus 2,00 Prozentpunkten Warnbereich lautet der Status „Freigeben“. Vor einer tatsächlichen Freigabe bleibt zu prüfen, ob sämtliche direkten Kosten vollständig angesetzt sind.
Staffeln und Laufzeit sauber steuern
Im Blatt „Rabattstaffeln“ sind Umsatzschwellen von 0,00 €, 5.000,00 €, 10.000,00 €, 20.000,00 € und 35.000,00 € pro Monat hinterlegt. Dazu gehören Staffelrabatte von 0,00 % bis 8,00 %. Für Laufzeiten von mindestens 1, 12, 24, 36 und 60 Monaten gelten Stufen von 0,00 % bis 4,00 %. Bei längeren Laufzeiten bleibt die höchste hinterlegte Stufe bestehen.
Die Arbeitsmappe addiert beide Rabatte nicht einfach. Sie berechnet deren kombinierte Wirkung und begrenzt diese anschließend auf den „Maximalen Gesamtrabatt“, voreingestellt auf 10,00 %. Dadurch können zwei kleine Nachlässe zusammen etwas weniger ergeben als ihre arithmetische Summe. Wer Schwellen ändert, sollte Umsatzgrenzen und Mindestlaufzeiten streng aufsteigend sortieren und anschließend bereits angelegte Verträge erneut prüfen.
Status und Gesamtbild für mehrere Verträge
Der „Freigabestatus“ ist eine Entscheidungshilfe, die auf Marge und Datenvollständigkeit reagiert. Mit den voreingestellten Parametern gilt: Unter 20,00 % Marge erscheint „Nicht freigeben“, ab 20,00 % bis unter 22,00 % „Prüfen“ und ab 22,00 % „Freigeben“. Fehlende Pflichtangaben, ein nicht plausibler Angebotsumsatz oder eine doppelte Vertrags-ID führen stattdessen zu „Unvollständig“ beziehungsweise „Eingaben prüfen“.
In „Übersicht“ werden die Statusfälle gezählt und die Monatswerte zusammengeführt. Die dortige gewichtete Marge ist kein einfacher Durchschnitt der Einzelmargen. Sie teilt den gesamten Deckungsbeitrag I pro Monat durch den gesamten Angebotsumsatz pro Monat. Der gewichtete Gesamtrabatt vergleicht entsprechend die Summen aus Angebots- und Listenumsatz. Fehlt eine belastbare Bemessungsgrundlage oder ist der Nenner null, kann das Verhältnis leer bleiben; Summen können bei noch nicht angelegten Verträgen 0,00 € zeigen.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
- 0,00 € nicht mit einer leeren Zelle verwechseln: Wenn Zusatzleistungen, Material-, Fahrt- oder sonstige direkte Kosten nicht anfallen, ist null einzutragen. Eine leere Zahleneingabe führt zur Meldung „Pflichtfelder ergänzen“ und zum Status „Unvollständig“.
- Vertrags-ID nur einmal verwenden: Eine doppelte ID erzeugt „Eingaben prüfen“ und den Hinweis „Vertrags-ID doppelt“. Vergib eine neue, höchstens 20 Zeichen lange Kennung.
- Monats- und Laufzeitwerte nicht vermischen: Die Umsatzstaffel verwendet den monatlichen Listenumsatz. Teile einen Gesamtbetrag deshalb zunächst auf Monatswerte auf, statt den Vertragsgesamtwert bei „Zusatzleistungen pro Monat“ einzutragen.
- Rabattschwellen nicht beliebig umsortieren: Die Suche verwendet jeweils die größte nicht überschrittene Schwelle. Ordne geänderte Umsatz- und Laufzeitgrenzen streng aufsteigend, sonst kann eine falsche Stufe angewendet werden.
- Eine Rabattbegrenzung nicht übersehen: Der Status kann trotz des Hinweises „Rabatt auf Obergrenze begrenzt“ positiv sein. Prüfe in diesem Fall, ob die begrenzte Rabattwirkung dem beabsichtigten Angebot entspricht.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und Papierliste
Die passende Arbeitsweise hängt davon ab, ob regelmäßig vergleichbare Verträge oder nur einzelne grobe Notizen bewertet werden.
| Entscheidungskriterium | Diese Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papier- oder manuelle Liste |
|---|---|---|---|
| Rabattlogik | Umsatz- und Laufzeitstaffeln sind hinterlegt, werden kombiniert und begrenzt. | Formeln und Schwellen müssen selbst aufgebaut werden. | Rabatte und Begrenzung müssen von Hand gerechnet werden. |
| Eingabekontrolle | Regeln prüfen unter anderem IDs, Laufzeiten, Leistungsarten und Zahlenbereiche. | Kontrollen sind frei gestaltbar, müssen aber eingerichtet werden. | Formale Kontrollen sind nur durch manuelles Gegenlesen möglich. |
| Entscheidungsbild | Status, Hinweis und gewichtete Gesamtwerte sind vorbereitet. | Kann individuell erstellt werden, ist anfangs jedoch nicht vorhanden. | Eignet sich vor allem für wenige Werte ohne zusammengefasste Berechnung. |
| Anpassbarkeit | Parameter und Staffeln sind änderbar; das Kostenmodell bleibt auf die vorhandenen Felder begrenzt. | Zusätzliche Kostenarten und Sonderregeln lassen sich frei konzipieren. | Änderungen sind unkompliziert, bei umfangreichen Regeln aber schwer konsistent zu halten. |
Wenn mehrere Angebote nach denselben Rabatt- und Margenregeln geprüft werden, passt die vorbereitete Arbeitsmappe. Für eine einmalige überschlägige Notiz kann eine Papierliste genügen. Benötigt jeder Vertrag stark abweichende Kostenarten oder individuelle Preislogiken, ist eine selbst aufgebaute Excel-Datei flexibler, verlangt aber eigene Formeln und Kontrollen.
Grenzen der Kalkulation
Der Deckungsbeitrag I berücksichtigt nur die eingetragenen direkten Kosten. Er ist weder Jahresüberschuss noch vollständige Vertragsrentabilität. Gemeinkosten, Verwaltungskosten, Finanzierungseffekte, Preisänderungen und kalkulatorische Risiken müssen außerhalb der vorhandenen Berechnung beurteilt oder in den vorgesehenen direkten Kosten sachgerecht berücksichtigt werden.
Der Laufzeitwert entsteht durch Multiplikation des monatlichen Deckungsbeitrags mit der Laufzeit. Unterschiedliche Anlaufphasen, spätere Kostensteigerungen oder wechselnde Monatsleistungen werden nicht getrennt abgebildet. Die Parameter sind interne Kalkulationsannahmen und keine tarifliche, steuerliche, vertragliche oder rechtliche Bewertung.
Die Datei enthält keine Diagramme. Eingaben und Parameter werden in den vorhandenen Blättern gepflegt; Import, Versand oder Erinnerungen sind dort nicht vorgesehen. Auch der in „Übersicht“ angezeigte Stand 10.09.2026 ist ein eingetragener Wert und keine Datumsformel. Bei einer späteren Verwendung muss dieser Stand manuell aktualisiert werden.
Häufige Fragen
Kann die Zielmarge geändert werden?
Ja. Im Blatt „Rabattstaffeln“ lässt sich die Zielmarge innerhalb der vorgesehenen Eingaberegel von 0,00 % bis 80,00 % ändern. Der Warnbereich ist auf 0,00 bis 20,00 Prozentpunkte begrenzt. Beide Werte steuern anschließend die Einstufung in „Nicht freigeben“, „Prüfen“ und „Freigeben“.
Warum bleiben berechnete Ergebnisse leer?
Ist keine Vertrags-ID eingetragen, bleiben die Berechnungsfelder der betreffenden Zeile leer. Listenumsatz und direkte Kosten werden außerdem erst berechnet, wenn alle Zahlenfelder von Laufzeit bis sonstige direkte Kosten befüllt sind. Nicht anfallende Beträge sind deshalb mit 0,00 € einzutragen. Eine Marge kann ebenfalls leer bleiben, wenn kein positiver Angebotsumsatz vorliegt.
Sind Laufzeiten über 60 Monate möglich?
Das Eingabefeld akzeptiert ganze Laufzeiten von 1 bis 120 Monaten. Oberhalb der höchsten hinterlegten Schwelle von 60 Monaten bleibt der dazugehörige Laufzeitrabatt von 4,00 % bestehen, sofern die Staffel nicht geändert wird.
Werden Staffelrabatt und Laufzeitrabatt addiert?
Nein. Die Datei kombiniert beide Rabatte multiplikativ. Anschließend prüft sie, ob die kombinierte Wirkung den festgelegten maximalen Gesamtrabatt überschreitet. In diesem Fall wird der Rabatt auf die Obergrenze begrenzt und im Feld „Hinweis“ kenntlich gemacht.
Wie viele Verträge sind vorbereitet?
Im Blatt „Kalkulation“ sind 100 Zeilen von Zeile 8 bis 107 mit Formeln, Eingaberegeln und Formatierungen vorbereitet. Zusätzliche Zeilen sind nicht Teil dieses vorbereiteten Bereichs; bei einer Erweiterung müssten Formeln, Prüfregeln und Formatierungen entsprechend fortgeführt werden.
Redaktionelle Zuordnung
Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
