Die Arbeitsmappe dient Inhabern, Objektleitung und kaufmännischer Organisation dazu, standardisierte Reinigungsleistungen mit Zeitansatz, Kosten und Verkaufspreis zu pflegen. Aus den Eingaben berechnet sie Planwerte je Einheit, darunter Personalkosten, interne Kosten, Preisvorschlag, Deckungsbeitrag und Deckungsbeitragsmarge.
Die Datei enthält die Blätter „Preisliste“, „Parameter“ und „Übersicht“. Sie kontrolliert Pflichtangaben und zeigt aktive Positionen mit Prüfbedarf. Alle Verkaufspreise sind Nettopreise; Umsatzsteuer, Bruttowerte und objektbezogene Gesamtpreise werden nicht berechnet.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Zeit-, Material- und Gerätekosten lassen sich je Leistungsposition auf einer einheitlichen Kalkulationsgrundlage zusammenführen.
- Der eingetragene Verkaufspreis kann direkt mit dem berechneten Preisvorschlag und dem Deckungsbeitrag verglichen werden.
- Fehlende Angaben und doppelte Leistungs-IDs werden über den Prüfstatus sichtbar, bevor Positionen weiterverwendet werden.
- Inaktive Leistungen bleiben dokumentiert, ohne die Kennzahlen der aktiven Preisliste zu beeinflussen.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Rechenbasis festlegen
Parameter zuerst prüfen: Im Blatt „Parameter“ stehen der interne Stundensatz, der Standard-Zielaufschlag, der Rundungsschritt für Preisvorschläge und die Warnschwelle der Deckungsbeitragsmarge. Diese Werte wirken auf alle betreffenden Positionen.
2. Leistungspositionen eintragen
Im Blatt „Preisliste“ eine eindeutige „Leistungs-ID“ vergeben und anschließend Status, Leistungsgruppe, Bezeichnung, Einheit, Zeitansatz sowie Material- und Geräte-/sonstige Kosten eintragen. Die vorhandenen Positionen und Werte sind vor der betrieblichen Verwendung auf die eigenen Leistungen und Kostenansätze zu prüfen.
3. Verkaufspreis ergänzen
Den vorgesehenen Nettopreis in „Verkaufspreis netto €/Einheit“ und das Datum in „Gültig ab“ eintragen. Ein leerer „Individueller Zielaufschlag“ ist zulässig; dann verwendet die Datei den Standard-Zielaufschlag aus „Parameter“.
4. Ergebnis kontrollieren
Preisvorschlag, Deckungsbeitrag, DB-Marge und Abweichung zum Vorschlag vergleichen. Danach den Prüfstatus kontrollieren und im Blatt „Übersicht“ prüfen, ob aktive Positionen mit offenen Angaben oder anderen Abweichungen verbleiben.
Wofür die Preisliste im Reinigungsbetrieb gedacht ist
Die Datei ist eine Stammpreisliste für wiederkehrend verwendete Leistungspositionen. Sie passt beispielsweise, wenn Büroreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung mit nachvollziehbaren Einheiten und internen Planwerten gepflegt werden sollen.
Sie ersetzt weder ein Angebot noch eine Rechnung oder eine objektbezogene Mengenermittlung. Eine Position kann einen Nettopreis je m², Stück, Raum, Stunde oder Einsatz enthalten. Die Arbeitsmappe berechnet daraus jedoch nicht automatisch den Gesamtpreis für ein konkretes Reinigungsobjekt.
So entstehen interne Kosten und Preisvorschlag
Der Zeitansatz in Minuten je Einheit wird mit dem internen Stundensatz aus „Parameter“ verrechnet. Zusammen mit „Materialkosten €/Einheit“ und „Geräte-/sonstige Kosten €/Einheit“ entstehen die „Internen Kosten €/Einheit“.
Auf diese internen Kosten wendet die Datei den individuellen oder den standardmäßigen Zielaufschlag an. Anschließend rundet sie den Preisvorschlag auf das nächste positive Vielfache des hinterlegten Rundungsschritts auf. Zielaufschlag ist nicht die DB-Marge: Der Aufschlag bezieht sich auf die internen Kosten, die DB-Marge dagegen auf den eingetragenen Verkaufspreis.
Aus Verkaufspreis minus internen Kosten ergibt sich der Deckungsbeitrag je Einheit. Die DB-Marge zeigt, welcher Anteil des Verkaufspreises nach Abzug dieser internen Planwerte verbleibt. Damit lässt sich entscheiden, ob der Verkaufspreis übernommen, neu bewertet oder mit geänderten Kostenansätzen erneut berechnet werden soll.
Praxisfall: Büroflächen je Quadratmeter prüfen
Die vorhandene Position „UR-001 – Büroflächen reinigen“ zeigt den Rechenweg. Als Benutzereingaben sind 0,22 Minuten je m², 0,0120 € Materialkosten je m², 0,0060 € Geräte-/sonstige Kosten je m² und ein Verkaufspreis von 0,16 € netto je m² eingetragen. Der interne Stundensatz beträgt 24,50 €, der Standard-Zielaufschlag 35,00 % und der Rundungsschritt 0,05 €.
Eingabe → Ergebnis: Der Zeitansatz führt zu 0,0898 € Personalkosten je m². Zusammen mit Material und Geräten ergeben sich 0,1078 € interne Kosten je m². Nach Aufschlag und Aufrundung beträgt der Preisvorschlag 0,15 € netto je m². Beim eingetragenen Verkaufspreis von 0,16 € entstehen 0,0522 € Deckungsbeitrag je m² und eine DB-Marge von rund 32,63 %. Der Verkaufspreis liegt 0,01 € über dem Vorschlag.
Die Bedeutung für die Entscheidung: Der Preis liegt über dem rechnerischen Vorschlag und die Marge über der hinterlegten Warnschwelle von 20,00 %. Vor einer Freigabe bleibt zu prüfen, ob Zeitansatz und Kosten wirklich zur eigenen Ausführung passen. Die Berechnung bestätigt nur die eingegebenen Planwerte, nicht deren betriebliche Richtigkeit.
Aktive Positionen und Prüfbedarf steuern
Im Blatt „Übersicht“ werden aktive und inaktive Positionen getrennt gezählt. Zusätzlich erscheinen die Anzahl aktiver Positionen mit Prüfbedarf, die durchschnittliche DB-Marge aktiver Positionen und die Zahl der aktiven Verkaufspreise unterhalb des Preisvorschlags.
Prüfbedarf bedeutet, dass der Prüfstatus einer aktiven Position nicht „OK“ lautet. Die Auswertung gliedert aktive Positionen, Prüfbedarf und durchschnittliche DB-Marge außerdem nach Unterhaltsreinigung, Sanitärreinigung, Glasreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung, Baureinigung und Verbrauchsservice.
Inaktive Positionen bleiben in der Preisliste erhalten, fließen aber nicht in die aktiven Kennzahlen ein. So kann eine nicht mehr verwendete Leistung dokumentiert werden, ohne sie löschen zu müssen. Preise und Kosten verschiedener Einheiten werden bewusst nicht zu einer Gesamtsumme addiert.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
Fehlerursache zuerst beheben, statt nur einen auffälligen Ergebniswert zu überschreiben.
- „ID fehlt“: In „Leistungs-ID“ eine Kennung mit höchstens 20 Zeichen eintragen.
- „ID doppelt“: Eine der mehrfach verwendeten Kennungen ändern. Jede Leistungs-ID darf im vorbereiteten Bereich nur einmal vorkommen.
- „Eingaben fehlen“: Status, Leistungsgruppe, Leistungsbezeichnung, Einheit, Zeitansatz, Materialkosten, Geräte-/sonstige Kosten, Verkaufspreis und „Gültig ab“ vollständig kontrollieren.
- Leere berechnete Felder: Zuerst die vorgelagerten Eingaben und die Rechenwerte im Blatt „Parameter“ prüfen. Ohne gültigen Stundensatz entstehen beispielsweise keine Personalkosten und damit keine vollständigen internen Kosten.
- Eingabe wird abgewiesen: Den zulässigen Wertebereich beachten. Der Zeitansatz liegt zwischen 0 und 600 Minuten je Einheit; „Gültig ab“ akzeptiert Datumswerte vom 01.01.2020 bis 31.12.2100.
Der Status „Inaktiv“ ist kein Fehler. Er kennzeichnet eine dokumentierte Position, die in den aktiven Kennzahlen nicht berücksichtigt wird.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und manueller Liste
Die Arbeitsmappe ist zwischen einer frei aufgebauten Kalkulation und einer einfachen Aufzeichnung einzuordnen. Entscheidend ist, wie viele Positionen gepflegt und wie konsequent Kosten und Preise geprüft werden sollen.
| Kriterium | Vorbereitete Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papier- oder manuelle Liste |
|---|---|---|---|
| Einrichtung | Felder, Rechenlogik und Parameter sind vorbereitet. | Aufbau und Formeln müssen selbst festgelegt werden. | Spalten oder Listenpunkte werden frei notiert. |
| Kalkulation | Personalkosten, interne Kosten, Preisvorschlag und Marge werden je Einheit berechnet. | Berechnungen sind möglich, müssen aber selbst erstellt und gepflegt werden. | Ergebnisse werden manuell berechnet oder nur festgehalten. |
| Eingabekontrolle | Auswahllisten, Wertebereiche und Prüfstatus sind vorhanden. | Kontrollen hängen vom eigenen Aufbau ab. | Keine eingebaute Prüfung auf doppelte IDs oder fehlende Angaben. |
| Passender Einsatz | Standardisierte Leistungen mit einheitenbezogener Kosten- und Preisprüfung. | Individuelle Datenmodelle oder abweichende Kalkulationslogik. | Wenige Positionen ohne laufende Nachkalkulation. |
Wenn nur einige Preise ohne Kostenrechnung notiert werden sollen, kann eine manuelle Liste einfacher sein. Wenn eigene Zuschläge, Mengenmodelle oder zusätzliche Rechenstufen benötigt werden, passt eine selbst aufgebaute Excel-Datei besser. Für standardisierte Positionen mit wiederholter Margenprüfung bietet die vorbereitete Struktur die passendere Grundlage.
Reale Grenzen der Arbeitsmappe
Die Berechnungen enden beim Nettopreis je angegebener Einheit. Umsatzsteuer, Bruttoverkaufspreise, Objektmengen, Gesamtangebotssummen und Rechnungswerte gehören nicht zum Umfang. Auch unterschiedliche Einheiten wie m², Stück und Stunde dürfen nicht unmittelbar addiert oder als gleichartige Kosten verglichen werden.
Die vorbereiteten Formeln und Prüfungen reichen von Zeile 5 bis Zeile 124 und damit für 120 Positionen. Zusätzliche Zeilen außerhalb dieses Bereichs benötigen eine fachgerechte Erweiterung der Formeln, Validierungen und Auswertungsbereiche.
Die Datei enthält keine Diagramme und versendet keine Erinnerungen. Sie synchronisiert keine externen Daten und übernimmt keine Marktpreise. Der eingetragene Stundensatz, die Kostenansätze, Aufschläge und Verkaufspreise bleiben betriebliche Planwerte, die bei Änderungen aktualisiert werden müssen.
Häufige Fragen
Warum bleiben berechnete Felder manchmal leer?
Berechnete Felder bleiben leer, wenn erforderliche Eingaben fehlen oder ein benötigter Parameter ungültig ist. Für die Personalkosten werden beispielsweise eine Leistungs-ID, ein Zeitansatz und ein positiver interner Stundensatz benötigt. Zuerst die Eingabefelder der Position und danach die Werte im Blatt „Parameter“ prüfen.
Kann jede Leistung einen eigenen Zielaufschlag erhalten?
Ja. Im Feld „Individueller Zielaufschlag“ kann für eine Position ein eigener Wert eingetragen werden. Bleibt das Feld leer, verwendet die Berechnung den „Standard-Zielaufschlag“ aus dem Blatt „Parameter“.
Berechnet die Datei Umsatzsteuer und Bruttopreise?
Nein. Der Preisvorschlag und der eingetragene Verkaufspreis sind Nettowerte je Einheit. Umsatzsteuer und Bruttoverkaufspreise sind nicht Bestandteil der Arbeitsmappe und müssen bei Bedarf außerhalb dieser Preisliste berechnet werden.
Was geschieht mit inaktiven Leistungspositionen?
Inaktive Positionen bleiben mit ihren Angaben in der Preisliste dokumentiert. Sie werden jedoch nicht als aktive Position gezählt und fließen nicht in die aktiven Kennzahlen sowie deren durchschnittliche DB-Marge ein.
Lässt sich die Preisliste um mehr als 120 Positionen erweitern?
Der vorbereitete Bereich umfasst 120 Positionszeilen von Zeile 5 bis 124. Eine Erweiterung ist in Excel grundsätzlich möglich, doch Formeln, Eingabeprüfungen, Filter- und Auswertungsbereiche müssen dafür entsprechend fortgeführt werden. Neue Zeilen außerhalb des vorbereiteten Bereichs sind nicht automatisch vollständig eingebunden.
Redaktionelle Zuordnung
Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
