Die Arbeitsmappe ist eine positionsbezogene Kalkulationsgrundlage für Kundenangebote in der Gebäudereinigung. Sie erfasst Reinigungsbereich, Leistungsumfang, Intervall, Menge und Einheitspreis. Für eine ausgewählte Angebotskennung fasst sie Monatswerte, Statusangaben, Prüfhinweise und den Wert eines festgelegten Betrachtungszeitraums zusammen.
Die Datei richtet sich an Objektleitung, Einsatzplanung und kaufmännische Organisation. Beispielangaben sind fiktiv und müssen vor der Verwendung ersetzt werden. Die berechneten Werte unterstützen die Angebotsprüfung, ersetzen aber weder die fachliche Preisbewertung noch ein vollständig gestaltetes Kundendokument.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Monatliche Kalkulationswerte je Leistungsposition und für das gesamte ausgewählte Angebot nachvollziehen.
- Abweichende oder fehlende Angebotskennungen sowie unvollständige Pflichtangaben gezielt erkennen.
- Entwürfe, zu prüfende und geprüfte Positionen getrennt zählen und den Bearbeitungsstand beurteilen.
- Gültigkeitsdauer und Betrachtungszeitraum als sichtbare Annahmen festlegen und ihre Auswirkungen prüfen.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Annahmen für das Angebot festlegen
Beginne im Blatt „Parameter“. Trage bei „Ausgewertete Angebotskennung“ die Kennung ein, die in der Übersicht erscheinen soll. Prüfe außerdem Gültigkeitsdauer, Betrachtungszeitraum und die beiden Prüfschwellen. Die vorhandenen Werte gehören zur Beispielkalkulation.
2. Leistungspositionen erfassen
Wechsle zu „Positionen“ und überschreibe die grünen Eingabezellen. Verwende für zusammengehörige Zeilen dieselbe Angebotskennung. Ergänze Objektkennung, Angebotsdatum, Reinigungsbereich, Leistungsumfang, Intervall, Zuständigkeit, Menge, Einheit, Einheitspreis und Status.
3. Berechnung und Hinweise kontrollieren
Prüfe nach jeder Eingabe „Einsätze je Monat“, „Monatswert (€)“ und „Prüfhinweis“. Bleibt ein Ergebnis leer, fehlen meist Menge, ein erkannter Intervallwert oder der Einheitspreis. Ein Hinweis muss inhaltlich geklärt und nicht nur optisch beseitigt werden.
4. Angebot in der Übersicht beurteilen
Kontrolliere im Blatt „Übersicht“ die Anzahl berechneter Positionen, Monats- und Zeitraumwert, Statusverteilung, Prüfhinweise und Datumsangaben. Vergleiche diese Kennzahlen vor einer Freigabe mit den erfassten Leistungspositionen und den intern bestätigten Preisannahmen.
Angebotspositionen eindeutig einem Vorgang zuordnen
Die Arbeitsmappe trennt Leistungen nach Angebotskennung und Objektkennung. Damit die Auswertung stimmt, sollte eine Kennung pro Angebot durchgängig in allen zugehörigen Zeilen stehen. Im Blatt „Parameter“ wird anschließend genau diese Kennung als „Ausgewertete Angebotskennung“ ausgewählt.
Die Übersicht berücksichtigt nur Zeilen mit der ausgewählten Kennung. Dadurch lassen sich zwar mehrere Kennungen im Blatt „Positionen“ erfassen, angezeigt wird aber jeweils nur ein Vorgang. Vor der Angebotsprüfung ist deshalb zuerst zu kontrollieren, ob Auswahl und Positionszeilen übereinstimmen.
Intervall und Preisannahme richtig verbinden
Der Monatswert entsteht aus Menge, Einsätzen je Monat und Einheitspreis. Die Zuordnung der Einsätze erfolgt über die Intervalltabelle im Blatt „Parameter“. Hinterlegt sind beispielsweise 21,67 Einsätze für „Werktäglich“, 13 für „3× wöchentlich“, 4,33 für „Wöchentlich“ und 1 für „Monatlich“. Diese Werte sind sichtbare, veränderbare Annahmen und müssen zur eigenen Kalkulationsweise passen.
Beim Eintragen des Intervalls ist die gleiche Schreibweise wie in der Parametertabelle erforderlich. Eine abweichende Bezeichnung wird nicht gefunden; „Einsätze je Monat“ und anschließend der Monatswert können dann leer bleiben. Zusätzlich müssen Menge, Einheit und Einheitspreis fachlich zusammenpassen. Bei einer Menge in m² muss klar sein, worauf sich der Preis je Mengeneinheit und Einsatz bezieht.
Praxisfall: werktägliche Bodenreinigung kalkulieren
Eine fiktive Beispielposition beschreibt 280 m² im Bereich „Eingang und Foyer“. Als Leistungsumfang ist „Bodenreinigung und Abfallaufnahme“ eingetragen, das Intervall lautet „Werktäglich“ und der Einheitspreis beträgt 0,11 €. Die Parametertabelle ordnet diesem Intervall 21,67 Einsätze je Monat zu.
Eingabe → 280 × 21,67 × 0,11 €. Ergebnis → gerundet 667,44 € monatlich. Bedeutung → Der Betrag ist der kalkulierte Monatswert dieser einzelnen Position nach den hinterlegten Intervallannahmen. Entscheidung → Vor dem Status „Geprüft“ ist zu bestätigen, ob Fläche, Leistungsbeschreibung, durchschnittliche Einsatzanzahl und Preisbasis tatsächlich zum vorgesehenen Auftrag passen.
Kennzahlen in der Übersicht für die Freigabe lesen
„Berechnete Positionen“ zählt nur Positionen der ausgewählten Angebotskennung, deren Monatswert größer als null ist. Der „Monatliche Kalkulationswert“ summiert diese Monatswerte. Für den „Kalkulationswert im Betrachtungszeitraum“ wird die Monatssumme mit der im Blatt „Parameter“ eingetragenen Monatszahl multipliziert.
Ein leerer Zeitraumwert kann bedeuten, dass keine verwertbare Monatssumme vorliegt, die Summe null ist oder der Betrachtungszeitraum nicht als Zahl erkannt wird. Auch der Durchschnitt je Position bleibt leer, wenn keine berechnete Position vorhanden ist. Das ist kein bestätigter Nullpreis, sondern ein Anlass, die Eingaben zu prüfen.
Die Statuszählungen erfassen „Entwurf“, „Zu prüfen“ und „Geprüft“. Der Anteil geprüfter Positionen teilt die Zahl der als geprüft markierten Zeilen durch die Zahl der berechneten Positionen. Wird eine noch nicht berechnete Zeile bereits als „Geprüft“ markiert, kann dieser Anteil irreführend sein. Status und vollständige Kalkulation sollten deshalb gemeinsam kontrolliert werden.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
- Nicht das Symptom, sondern die Ursache bearbeiten: Bei „Angebotskennung fehlt“ ist die Kennung in der betroffenen Positionszeile einzutragen.
- „Auswertungskennung fehlt“ verweist auf das Feld „Ausgewertete Angebotskennung“ im Blatt „Parameter“. Dort muss eine Kennung stehen.
- „Kennung nicht in Übersicht“ bedeutet, dass die Kennung der Zeile nicht mit der ausgewählten Kennung übereinstimmt. Schreibweise und Zuordnung sind abzugleichen.
- Bei „Objektkennung fehlt“, „Datum fehlt“ oder „Bereich fehlt“ ist das jeweils genannte Feld zu ergänzen. Ein Datum muss als echtes Excel-Datum und nicht nur als frei geschriebener Text vorliegen.
- Bleibt „Einsätze je Monat“ trotz ausgefüllter Zeile leer, ist das Intervall mit den Bezeichnungen im Blatt „Parameter“ zu vergleichen. Für das Intervall besteht keine Auswahlliste.
- Bleibt der Monatswert leer, sind Menge, Intervallzuordnung und Einheitspreis zu prüfen. Alle drei Werte werden für die Berechnung benötigt.
Der Status besitzt dagegen eine feste Auswahl aus „Entwurf“, „Zu prüfen“ und „Geprüft“. Eine selbst geschriebene Variante wie „fertig“ gehört nicht zu den vorgesehenen Statuswerten.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und Papierliste
| Kriterium | Diese Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papierliste |
|---|---|---|---|
| Einrichtung | Positionen, Intervalle, Statuswerte und Auswertung sind vorbereitet. | Felder, Formeln und Kontrollen müssen selbst aufgebaut werden. | Kann für wenige Angaben sofort handschriftlich begonnen werden. |
| Berechnung | Monatswerte und Zeitraumwert werden aus den Eingaben berechnet. | Die Rechenlogik lässt sich frei gestalten, muss aber geprüft werden. | Summen und Turnusfaktoren werden manuell gerechnet. |
| Kontrolle | Prüfhinweise, Statuszählungen und Eingabeprüfungen unterstützen die Durchsicht. | Kontrollen sind nur vorhanden, wenn sie selbst eingerichtet wurden. | Vollständigkeit und Rechenfehler werden ausschließlich manuell erkannt. |
| Anpassbarkeit | Die Struktur ist auf monatlich bewertete Reinigungspositionen begrenzt. | Auch abweichende Preislogiken und individuelle Ausgaben sind möglich. | Für kurze Einzelfälle flexibel, bei vielen Positionen jedoch schwer auszuwerten. |
Bedingte Schlussfolgerung: Für wiederkehrende Leistungen mit nachvollziehbaren Monatswerten passt die vorbereitete Arbeitsmappe. Eine leere Excel-Datei ist geeigneter, wenn eine deutlich andere Preislogik, zusätzliche Abgaben oder ein eigenes Angebotslayout benötigt werden. Eine Papierliste kann bei einem sehr kurzen einmaligen Vorgang ausreichen, wenn keine automatische Berechnung erforderlich ist.
Grenzen der Angebotsvorlage
Die Datei ist keine versandfertige Angebotsurkunde. Ausgewiesene Felder für Kundenanschrift, Ansprechpartner, Umsatzsteuer, Bruttoendbetrag, Zahlungsbedingungen oder Unterschrift sind nicht vorhanden. Die Arbeitsmappe liefert eine positionsbezogene Kalkulation und interne Übersicht; ergänzende kaufmännische und formale Angaben müssen außerhalb dieser Struktur bearbeitet werden.
Die vorbereiteten Formeln reichen von Zeile 4 bis Zeile 103. Zusätzliche Zeilen außerhalb dieses Bereichs werden von den vorhandenen Auswertungsformeln nicht automatisch erfasst. Es gibt außerdem keine Diagramme, keine automatische Erinnerung, keinen Versand, keine externe Datenaktualisierung und keine Freigabeautomatik.
Prüfhinweise kontrollieren Eingaben und Schwellen, bestätigen aber weder den Leistungsumfang noch die Wirtschaftlichkeit. Auch das rechnerische Gültigkeitsende ist nur das Angebotsdatum zuzüglich der eingetragenen Kalendertage. Ob diese Annahmen fachlich und kaufmännisch passen, bleibt manuell zu entscheiden.
Häufige Fragen
Kann die Datei mehrere Angebote enthalten?
Im Blatt „Positionen“ können Zeilen mit unterschiedlichen Angebotskennungen stehen. Die Übersicht wertet jedoch immer nur die Kennung aus, die im Blatt „Parameter“ unter „Ausgewertete Angebotskennung“ eingetragen ist. Für die Prüfung eines anderen Angebots muss diese Auswahl geändert werden.
Warum bleibt der Monatswert einer Position leer?
Für den Monatswert werden Menge, eine erfolgreiche Intervallzuordnung und der Einheitspreis benötigt. Fehlt einer dieser Bestandteile oder stimmt der Intervalltext nicht mit der Parametertabelle überein, bleibt das Ergebnis leer. Eine leere, noch nicht verwendete Positionszeile zeigt ebenfalls bewusst keinen Wert.
Eignet sich die Vorlage für eine einmalige Sonderreinigung?
Ein Intervall „Einmalig“ ist nicht vorbereitet. Die vorhandene Logik rechnet mit Einsätzen je Monat und reicht von werktäglich bis jährlich. Für eine reine Einmalleistung ist eine andere Kalkulationslogik oft klarer, sofern die Parametertabelle nicht bewusst angepasst und die Wirkung auf Monats- und Zeitraumwert geprüft wird.
Ist der Status „Geprüft“ eine verbindliche Freigabe?
Nein. Der Status dient der Einordnung und wird in der Übersicht gezählt. Er löst keine Freigabe, Nachricht oder Sperre aus. Eine Position kann auch dann als „Geprüft“ ausgewählt werden, wenn ihre Kalkulation noch unvollständig ist; deshalb müssen Status, Monatswert und Prüfhinweis gemeinsam kontrolliert werden.
Was passiert bei mehr als 100 Angebotspositionen?
Vorbereitet sind 100 Positionszeilen von Zeile 4 bis Zeile 103. Die Formeln der Übersicht beziehen sich auf diesen Bereich. Werden darunter weitere Zeilen ergänzt, fließen sie ohne manuelle Erweiterung der Formeln nicht zuverlässig in Kennzahlen und Summen ein.
Kann das Ergebnis direkt an den Kunden gesendet werden?
Die Arbeitsmappe enthält Leistungspositionen und Kalkulationskennzahlen, aber kein vollständiges Anschreiben und keine ausgewiesenen Felder für Kundenanschrift, Umsatzsteuer, Zahlungsbedingungen oder Unterschrift. Diese Angaben und die abschließende Angebotsdarstellung müssen gesondert ergänzt und geprüft werden.
Redaktionelle Zuordnung
Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
