Diese Excel-Arbeitsmappe unterstützt Reinigungsfirmen bei der Umsatzplanung über zwölf Monate. Wiederkehrende Vertragsumsätze und einmalige Zusatzaufträge werden getrennt erfasst und anschließend je Monat zusammengeführt. Objektleitung, Disposition und kaufmännische Organisation sehen so Gesamtumsatz, bestätigte Beträge und noch geplante Umsätze.
Für die Berechnung werden unter anderem Laufzeiten, Leistungsdaten, Monatswerte, Mengen, Einheitssätze und Statusangaben verwendet. Die vorhandenen Einträge sind fiktive Beispieldaten und müssen durch eigene Werte ersetzt werden. Die Ergebnisse sind Planwerte und bilden weder Rechnungen noch Zahlungseingänge ab.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Umsätze aus laufenden Verträgen und einmaligen Leistungen werden je Monat getrennt sichtbar.
- Bestätigte Beträge lassen sich vom noch geplanten Umsatz unterscheiden.
- Monate mit ungeklärtem Planumsatz können für die manuelle Bearbeitung priorisiert werden.
- Der Planwert einer gesamten Vertragslaufzeit lässt sich dem begrenzten Zwölfmonatsfenster gegenüberstellen.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Planungsbeginn festlegen
Trage im Blatt „Parameter“ bei „Planungsbeginn für 12 Monate“ den ersten Tag des gewünschten Startmonats ein, zum Beispiel 01.09.2026. Prüfe außerdem die dort hinterlegten Obergrenzen für Vertragswert, Menge und Satz. Ersetze anschließend die fiktiven Beispieldaten.
2. Wiederkehrende Umsätze erfassen
Lege im Blatt „Verträge“ für jeden Auftrag eine eindeutige Vertrags-ID an. Ergänze Startmonat, Endmonat, Objektkennung, Reinigungsbereich, Intervall, Zuständigkeit, Monatswert und Status. Laufzeit und Planwert über die Laufzeit werden aus diesen Angaben berechnet.
3. Zusatzaufträge eintragen
Erfasse im Blatt „Zusatzaufträge“ das Leistungsdatum sowie Menge, Einheit und Satz je Einheit. Ordne außerdem Objekt, Reinigungsbereich, Zuständigkeit und Status zu. Der Planwert ergibt sich aus Menge mal Satz.
4. Monatswerte prüfen
Öffne die „Übersicht“ und vergleiche Verträge, Zusatzaufträge, Gesamtwert und bestätigten Betrag je Monat. Beurteile besonders „Noch geplant“ und „Bestätigungsanteil“. Prüfe bei unerwarteten Werten zuerst Datum, Status und fehlende Pflichtangaben in den Eingabeblättern.
Planungshorizont und Eingabegrenzen festlegen
Der Planungsbeginn bestimmt, welche zwölf Monate in der „Übersicht“ erscheinen. Mit dem hinterlegten Beispieldatum 01.09.2026 reicht die Darstellung von September 2026 bis August 2027. Der Planungsbeginn muss auf dem ersten Tag eines Monats liegen.
Aus diesem Datum berechnet die Datei zugleich den zulässigen Datumsbereich: zwölf Monate vor bis 60 Monate nach dem Planungsbeginn. Bei 01.09.2026 reicht er somit von 01.09.2025 bis 01.09.2031. Aktuell sind außerdem 50.000,00 € als maximaler Vertragswert je Monat, 100.000 als maximale Menge je Zusatzauftrag und 5.000,00 € als maximaler Satz je Einheit eingestellt. Diese Grenzen sollten nur geändert werden, wenn die betrieblichen Annahmen tatsächlich abweichen.
Praxisfall: Vertrag und Glasreinigung im selben Monat
Fiktives Beispiel: Ein bestätigter Vertrag läuft vom 01.07.2026 bis 01.08.2027 und hat einen Monatswert von 4.850,00 €. Deshalb trägt er im September 2026 den vollen Monatswert zum Vertragsumsatz bei. Zusätzlich sind für den 12.09.2026 insgesamt 820 m² Glasreinigung zu 1,85 € je m² als bestätigt eingetragen.
Eingabe → 820 m² × 1,85 € ergibt einen Planwert von 1.517,00 €. Ergebnis → Zusammen mit dem Vertragswert tragen diese beiden Zeilen 6.367,00 € zum bestätigten Septemberumsatz bei. Bedeutung → Der Betrag gehört nicht zu „Noch geplant“. Entscheidung → Weicht die Monatsübersicht davon ab, sind weitere Zeilen, Leistungsdaten und Statuswerte zu prüfen; der angezeigte Gesamtwert kann wegen zusätzlicher Einträge höher sein.
Vertragslaufzeit richtig einordnen
Bei einem Vertrag zählt die Arbeitsmappe jeden Monat vom Startmonat bis zum Endmonat einschließlich. Der Beispielvertrag vom 01.07.2026 bis 01.08.2027 umfasst daher 14 Monate. Aus 14 × 4.850,00 € entsteht ein Planwert über die Laufzeit von 67.900,00 €.
Der Laufzeitwert ist nicht mit der Zwölfmonatsübersicht gleichzusetzen. Im Planungsfenster September 2026 bis August 2027 entfallen auf diesen Vertrag zwölf Monatswerte beziehungsweise 58.200,00 €. Der Laufzeitwert eignet sich damit zur Einordnung des gesamten Vertrags, während die „Übersicht“ nur den aktuell gewählten Planungsausschnitt zeigt.
Statuswerte für die Priorisierung nutzen
Die Statusauswahl lautet „Geplant“, „Bestätigt“ oder „Abgesagt“. Geplante und bestätigte Werte fließen in den Gesamtumsatz ein. Unter „Davon bestätigt“ stehen nur bestätigte Verträge und Zusatzaufträge. „Noch geplant“ ist die Differenz aus Gesamtwert und bestätigtem Wert.
Ein hoher geplanter Betrag zeigt, in welchem Monat Vertragsumsätze oder Zusatzaufträge noch manuell geklärt werden sollten. Das Diagramm stellt Vertrags- und Zusatzumsätze über die zwölf Monate gegenüber; den Bestätigungsstand zeigt es nicht als eigene Reihe. Ist der Gesamtumsatz null, bleibt der Bestätigungsanteil leer, weil kein sinnvoller Prozentsatz berechnet werden kann.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
- Der Planungsbeginn liegt nicht am Monatsersten: Trage beispielsweise 01.10.2026 statt 15.10.2026 ein.
- Der Endmonat eines Vertrags liegt vor dem Startmonat: Laufzeit und Laufzeitwert bleiben leer. Korrigiere die Datumsreihenfolge.
- Ein Zusatzauftrag hat einen Planwert, erscheint aber nicht im Monatswert: Ergänze das „Leistungsdatum“. Die Multiplikation aus Menge und Satz kann auch ohne Datum einen Wert liefern, die Monatszuordnung benötigt jedoch das Datum.
- Der Status ist leer: Der Eintrag wird in der Übersicht nicht als Umsatz berücksichtigt. Wähle einen der drei vorgesehenen Statuswerte.
- Menge, Satz oder Monatswert liegen außerhalb der hinterlegten Grenze: Prüfe zuerst Einheit und Dezimalstelle. Ändere die Grenze im Blatt „Parameter“ nur bei einer bewussten betrieblichen Entscheidung.
Formelspalten sind keine Eingabefelder. Werden Laufzeit, Planwert oder Zellen der „Übersicht“ überschrieben, kann die Verdichtung falsch werden. Eine versehentlich ersetzte Zeilenformel sollte aus einer benachbarten intakten Zeile übernommen und anschließend geprüft werden.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und Papierliste
| Kriterium | Diese Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papierliste |
|---|---|---|---|
| Monatliche Verdichtung | Zwölf Monate werden aus Verträgen und Zusatzaufträgen berechnet. | Formeln und Zeitlogik müssen selbst aufgebaut werden. | Summen müssen manuell gebildet werden. |
| Statussteuerung | Feste Auswahl aus Geplant, Bestätigt und Abgesagt. | Statuswerte und Auswertung sind frei definierbar. | Status wird handschriftlich vermerkt. |
| Eingabekontrollen | Prüfungen für Datum, Beträge, Mengen und Status sind vorhanden. | Kontrollen bestehen nur, wenn sie selbst eingerichtet werden. | Keine rechnerischen Eingabeprüfungen. |
| Anpassbarkeit | Feste Felder, zwölf Monate und je 100 vorbereitete Eingabezeilen. | Zeitraum, Felder und Berechnungen sind frei gestaltbar. | Für kleine Umfänge spontan anpassbar. |
| Laufende Pflege | Monatswerte folgen den manuell aktualisierten Eingaben. | Eigene Formeln und Bereiche müssen gepflegt werden. | Änderungen und Summen werden vollständig von Hand nachgeführt. |
Bedingte Schlussfolgerung: Die Arbeitsmappe passt, wenn Vertragsumsätze und Zusatzaufträge zwölf Monate lang nach den drei vorgesehenen Statuswerten verfolgt werden sollen. Eine leere Excel-Datei ist besser geeignet, wenn andere Zeiträume, zusätzliche Umsatzarten oder eine abweichende Berechnungslogik erforderlich sind. Eine Papierliste kann für sehr wenige Vorgänge genügen, sofern keine verlässliche monatliche Verdichtung benötigt wird.
Reale Grenzen der Umsatzplanung
Die Datei bildet Planumsätze ab, aber keine Rechnungen, Zahlungseingänge, Umsatzsteuer, Kosten, Deckungsbeiträge oder Liquidität. Ob die eingetragenen Euro-Beträge netto oder brutto sind, ist nicht festgelegt. Daher muss im Betrieb eine einheitliche Betragsbasis verwendet werden.
Keine anteilige Monatsberechnung: Sobald ein Vertrag einen Monat zeitlich berührt, wird der volle Monatswert angesetzt. Beginnt oder endet die Leistung mitten im Monat, erfolgt keine tageweise Kürzung. Auch Personalbedarf, verfügbare Teamstunden und Material werden nicht berechnet.
Die Eingabebereiche enden in „Verträge“ und „Zusatzaufträge“ jeweils bei Zeile 103. Zusätzliche Zeilen werden nicht automatisch in Formeln, Prüfbereiche und Auswertung aufgenommen. Es gibt außerdem keine Synchronisierung, Nachrichten, externe Datenübernahme oder automatische Statuspflege. Termine, Werte und Status müssen manuell aktuell gehalten werden.
Häufige Fragen
Was bedeuten leere Felder und Nullwerte in der Übersicht?
Fehlt der Planungsbeginn, bleiben Monatszeilen und Zusammenfassungen leer. Ist der Planungsbeginn gesetzt, aber es gibt keine passenden Verträge oder Zusatzaufträge, erscheinen Monats- und Gesamtwerte als 0,00 €. Der Bestätigungsanteil bleibt bei einem Gesamtwert von null leer. In den Eingabeblättern führen fehlende erforderliche Angaben meist zu einem leeren Berechnungsergebnis; abgesagte Einträge erhalten einen Planwert von 0,00 €.
Warum weicht der Planwert der Vertragslaufzeit von der Übersicht ab?
„Planwert Laufzeit (€)“ umfasst alle Monate zwischen Start und Ende des Vertrags einschließlich. Die „Übersicht“ berücksichtigt dagegen nur die zwölf Monate ab dem gewählten Planungsbeginn. Ein Vertrag kann deshalb einen höheren Laufzeitwert haben als die Summe, die im aktuellen Planungsfenster erscheint.
Kann der Planungsbeginn geändert werden?
Ja. Im Blatt „Parameter“ lässt sich „Planungsbeginn für 12 Monate“ ändern. Das Datum muss der erste Tag eines Monats sein. Danach werden die zwölf Monatszeilen der Übersicht sowie der zulässige Datumsbereich aus diesem Wert abgeleitet.
Sind die Euro-Beträge netto oder brutto?
Die Arbeitsmappe legt nicht fest, ob Beträge netto oder brutto erfasst werden. Verwende deshalb für Vertragswerte und Zusatzaufträge durchgehend dieselbe Grundlage. Eine Umsatzsteuerberechnung ist nicht enthalten.
Lassen sich mehr als 100 Verträge oder Zusatzaufträge eintragen?
Je Eingabeblatt sind 100 Zeilen von Zeile 4 bis 103 vorbereitet. Werden darunter weitere Daten eingetragen, sind sie nicht automatisch Bestandteil aller Formeln, Prüfbereiche, Filter und Diagrammbezüge. Eine Erweiterung erfordert daher eine bewusste Anpassung dieser Bereiche.
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