Diese Arbeitsmappe unterstützt Objektleitung, Disposition und kaufmännische Organisation dabei, angefragte Zusatzleistungen geordnet zu bearbeiten. Im Blatt Anfragen steht eine Zeile pro Anfrage: vom Eingang über Reinigungsbereich, Menge und Wunschtermin bis zu Erledigung und dokumentierter Abrechnung.
Die Datei berechnet Angebotswerte und offene Tage und weist auf unvollständige oder zeitkritische Vorgänge hin. Damit entsteht ein prüfbarer Bearbeitungsstand, aber keine automatische Freigabe: Machbarkeit, Kapazität, Preisansatz und tatsächliche Abrechnung müssen weiterhin betrieblich geprüft werden.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Offene Kundenanfragen lassen sich nach Status, Zuständigkeit und Wunschtermin filtern.
- Menge und Ansatz ergeben einen einheitlich berechneten Angebotswert je Zusatzleistung.
- Ältere oder terminnahe Vorgänge werden in der Übersicht für die weitere Prüfung zusammengefasst.
- Erledigte, aber noch nicht als abgerechnet markierte Leistungen bleiben sichtbar.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Statuswerte und Fristen prüfen
Kontrolliere im Blatt Parameter zuerst die verwendeten Statuswerte. Dort sind außerdem eine Prüfschwelle für das Bearbeitungsalter von 7 Tagen und eine Warnfrist von 2 Tagen vor dem Wunschtermin hinterlegt. Änderungen wirken auf Auswertungen und Prüfhinweise.
2. Anfrage vollständig erfassen
Trage im Blatt Anfragen die Anfrage-ID, den Eingang, die Objektkennung, den Reinigungsbereich, die Zusatzleistung, Menge, Einheit, Intervall, Zuständigkeit, Wunschtermin und Status in die grünen Eingabefelder ein. Ergänze den Ansatz je Einheit, sobald die Kalkulationsgrundlage feststeht.
3. Berechnete Angaben prüfen
Kontrolliere Angebotswert €, Offene Tage und Prüfhinweis. Stimmen Einheit und Ansatz nicht überein oder fehlen Pflichtangaben, darf der berechnete Wert nicht ungeprüft für ein Angebot übernommen werden.
4. Fortschritt und Abschluss dokumentieren
Aktualisiere den Status entsprechend dem tatsächlichen Arbeitsstand. Trage Erledigt am und Abgerechnet am ein, wenn die jeweiligen Schritte erfolgt sind. Prüfe anschließend im Blatt Übersicht, ob noch Termin-, Bearbeitungs- oder Abrechnungshinweise offen sind.
Welche betriebliche Aufgabe die Arbeitsmappe abbildet
Die Datei führt angefragte Sonderarbeiten in einem gemeinsamen Bearbeitungsstand zusammen. Eine Objektleitung kann beispielsweise eine zusätzliche Glasreinigung erfassen, die Zuständigkeit festhalten und den Vorgang anschließend bis zur Erledigung und Abrechnungskennzeichnung weiterführen.
Das Feld Intervall beschreibt, ob eine angefragte Leistung beispielsweise einmalig oder wiederkehrend gedacht ist. Daraus entsteht jedoch kein turnusmäßiger Einsatzplan. Die Arbeitsmappe ersetzt daher weder die laufende Objektplanung noch eine eigenständige Rechnungsstellung.
Praxisfall: Grundreinigung vom Eingang bis zur Entscheidung
Eine fiktive Beispielzeile enthält eine Grundreinigung im Sanitärbereich mit 95 m², einem Ansatz von 3,40 € je Einheit und dem Status In Prüfung. Der Wunschtermin ist der 13.09.2026.
Eingabe 95 m² × 3,40 €/m² → Ergebnis 323,00 € → Bedeutung: rechnerischer Angebotswert der Anfrage → Entscheidung: Kapazität, Ausführbarkeit und Preisgrundlage prüfen, bevor der Status auf Angebot erstellt oder Freigegeben gesetzt wird. Der Betrag allein bestätigt weder die Annahme durch den Kunden noch die Einsatzfreigabe.
Angebotswert und offene Tage richtig lesen
Der Angebotswert entsteht aus Menge mal Ansatz je Einheit und wird auf zwei Dezimalstellen gerundet. Bei 180 m² und einem eingetragenen Ansatz von 2,50 €/m² wären dies 450,00 €. Die Formel rechnet Einheiten nicht um. Deshalb muss ein Ansatz je m² auch zu einer Menge in m² gehören.
Leer ist nicht dasselbe wie 0,00 €: Fehlen Anfrage-ID, Menge oder Ansatz, bleibt der Angebotswert leer. Ein Ergebnis von 0,00 € kann dagegen durch einen tatsächlich eingetragenen Nullansatz entstehen und sollte fachlich geprüft werden.
Offene Tage werden aus dem aktuellen Datum und dem Eingang berechnet. Bei zukünftigen Eingangsangaben erscheint mindestens 0 statt einer negativen Zahl. Für abgelehnte oder als abgerechnet markierte Anfragen bleibt das Ergebnis leer; ebenso können fehlende Ausgangsangaben zu einer leeren Anzeige führen.
Status sauber vom Angebot bis zur Abrechnung führen
Die vorgesehenen Statuswerte bilden eine mögliche Folge ab: Neu, In Prüfung, Angebot erstellt, Freigegeben, In Ausführung, Erledigt und Abgerechnet. Abgelehnt beendet die weitere Verfolgung als offener Vorgang. Die Reihenfolge wird nicht automatisch durchgesetzt; der Status muss zum tatsächlichen Bearbeitungsstand passen.
Erledigt bedeutet in dieser Datei ausdrücklich, dass die Leistung abgeschlossen, aber noch nicht als abgerechnet gekennzeichnet ist. Erst mit dem Status Abgerechnet und dem manuell eingetragenen Datum Abgerechnet am wird der kaufmännische Abschluss dokumentiert. Die Datei erstellt dabei keine Rechnung.
Mit der Übersicht den Arbeitstag priorisieren
Die Übersicht zeigt unter anderem die Gesamtzahl der Anfragen, aktiv zu disponierende Vorgänge, erledigte und noch nicht abgerechnete Leistungen sowie offene und abgerechnete Werte. Der offene Angebotswert umfasst vorhandene Angebotswerte, solange der Status weder Abgelehnt noch Abgerechnet lautet.
Bei den hinterlegten Ausgangswerten werden Vorgänge mit mehr als 7 offenen Tagen gezählt. Wunschtermin bis Warnfrist berücksichtigt Termine vom aktuellen Tag bis zwei Tage im Voraus, sofern die Anfrage nicht abgelehnt, erledigt oder abgerechnet ist.
Ein Prüfhinweis ist ein Arbeitsauftrag zur Kontrolle, keine automatische Fehlerbehebung. Steigt beispielsweise Abrechnung prüfen, sollten die betreffenden Zeilen im Blatt Anfragen nach Prüfhinweis oder Status gefiltert und mit den tatsächlich vorliegenden Abschlussdaten abgeglichen werden.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
- Einheit und Ansatz müssen zusammenpassen: Steht die Menge in m², darf der Ansatz nicht versehentlich als Pauschale verstanden werden. Einheit, Menge und Ansatz gemeinsam korrigieren.
- Doppelte Anfrage-ID: Für die ID besteht keine Eindeutigkeitsprüfung. Vor dem Anlegen einer neuen Zeile nach der vorgesehenen ID filtern und jede Kennung nur einmal vergeben.
- Status ohne passende Abschlussdaten: Nach Erledigung oder Abrechnung die zugehörigen Datumsfelder ergänzen und den angezeigten Prüfhinweis erneut kontrollieren.
- Überschriebene Berechnungsfelder: Angebotswert €, Offene Tage und Prüfhinweis nicht manuell befüllen. Fehlt dort eine Formel, die Zeile mit einer unberührten vorbereiteten Zeile beziehungsweise der Ausgangsdatei vergleichen und erst nach Wiederherstellung weiterverwenden.
- Umbenannte Statuswerte: Änderungen im Blatt Parameter beeinflussen Auswahlfelder und Formeln. Statusbezeichnungen nur ändern, wenn die abhängigen Auswertungen anschließend ebenfalls geprüft werden.
Vergleich mit leerer Excel-Liste und Papierliste
Die vorbereitete Arbeitsmappe passt zu einem wiederkehrenden Ablauf mit festen Statuswerten und berechneten Prüfangaben. Eine leere Excel-Datei oder Papierliste bietet mehr Freiheit, verlangt aber eine eigene Struktur und manuelle Kontrollen.
| Entscheidungskriterium | Vorbereitete Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papierliste |
|---|---|---|---|
| Einrichtung | Felder, Statuswerte und 100 Anfragezeilen sind vorbereitet. | Spalten und Ablauf müssen selbst festgelegt werden. | Überschriften und Ablage müssen selbst organisiert werden. |
| Berechnung und Prüfung | Angebotswert, offene Tage und Hinweise werden berechnet. | Formeln und Kontrollen müssen eingerichtet werden. | Berechnungen und Kontrollen erfolgen manuell. |
| Filtern und Priorisieren | Der vorbereitete Bereich kann nach Feldern wie Status oder Zuständigkeit gefiltert werden. | Ist möglich, wenn ein passender Datenbereich eingerichtet wird. | Nur durch manuelles Sortieren oder Markieren möglich. |
| Anpassbarkeit | Statusänderungen können bestehende Formeln beeinflussen. | Struktur und Logik sind frei gestaltbar. | Für kurze Notizen flexibel, bei vielen Vorgängen jedoch schwer einheitlich zu halten. |
Wenn der vorhandene Ablauf und maximal 100 vorbereitete Zeilen passen, reduziert die Arbeitsmappe den Einrichtungsaufwand. Wenn völlig andere Statusstufen, zusätzliche Kalkulationsbestandteile oder deutlich mehr Datensätze benötigt werden, passt eine neu aufgebaute Excel-Liste besser. Eine Papierliste eignet sich eher für wenige kurzfristige Notizen, sofern keine Berechnung, Filterung oder fortlaufende Auswertung erforderlich ist.
Reale Grenzen der Datei
Die Datei bleibt eine manuelle Arbeitsmappe. Sie verschickt keine Erinnerungen, übernimmt keine Kundenfreigaben und aktualisiert keine externen Systeme. Der Berechnungsstand und die offenen Tage hängen vom aktuellen Datum und der Berechnung in Excel ab.
Vorbereitet sind 100 Anfragezeilen bis Zeile 103. Zusätzliche Zeilen benötigen eine bewusste Erweiterung der Formeln, Auswahlfelder, Eingabekontrollen, Formatierungen und Auswertungsbereiche. Diagramme sind nicht enthalten.
Der Angebotswert berücksichtigt ausschließlich Menge mal Ansatz je Einheit. Material, Anfahrt, Zuschläge oder andere Kalkulationsbestandteile fließen nur ein, wenn sie bereits sachgerecht im Ansatz enthalten sind. Auch der Wert Abgerechnet ist kein importierter Rechnungsbetrag, sondern die Summe der berechneten Angebotswerte von Zeilen mit dem Status Abgerechnet.
Häufige Fragen
Sind die vorhandenen Objektkennungen und Anfragen echte Kundendaten?
Nein. Die Arbeitsmappe kennzeichnet die enthaltenen Beispieldaten und Objektkennungen ausdrücklich als fiktiv. Sie sollten vor dem betrieblichen Einsatz durch eigene Angaben ersetzt werden.
Wie viele Kundenanfragen sind vorbereitet?
Im Blatt Anfragen stehen 100 vorbereitete Datenzeilen von Zeile 4 bis 103 zur Verfügung. Die Formeln für Angebotswert, offene Tage und Prüfhinweis sowie die Eingabekontrollen beziehen sich auf diesen Bereich.
Kann das Intervall frei eingetragen werden?
Ja. Für das Feld Intervall ist keine feste Auswahlliste hinterlegt. Dadurch sind Einträge wie einmalig möglich, Schreibweisen können aber voneinander abweichen. Für zuverlässiges Filtern empfiehlt sich eine intern einheitliche Benennung.
Warum bleibt der Angebotswert leer?
Der Wert bleibt leer, wenn Anfrage-ID, Menge oder Ansatz je Einheit fehlen. Auch ein Berechnungsfehler kann zu einer leeren Anzeige führen. Zuerst diese Eingaben und anschließend die Formel in der betreffenden Zeile prüfen.
Lassen sich Prüfschwelle und Warnfrist ändern?
Ja. Im Blatt Parameter können die Werte für das Bearbeitungsalter und die Warnfrist zwischen 0 und 365 Tagen eingetragen werden. Die geänderten Werte beeinflussen die zeitbezogenen Auswertungen und sollten deshalb zur internen Bearbeitungsroutine passen.
Erstellt oder versendet die Arbeitsmappe Rechnungen?
Nein. Status und Abrechnungsdatum dokumentieren lediglich, dass ein Vorgang manuell als abgerechnet gekennzeichnet wurde. Eine Rechnungserstellung, ein Versand oder eine externe Datenübertragung ist nicht enthalten.
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Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
