Die Arbeitsmappe unterstützt Objektleitung, Disposition und kaufmännische Organisation dabei, Kundenverträge nach Laufzeit, Status, Zuständigkeit und Nettopreis zu ordnen. Die vorhandenen Einträge sind fiktive Beispieldaten und müssen vor dem betrieblichen Einsatz ersetzt werden.
Aus den Eingaben berechnet die Excel-Datei Resttage, Jahreswerte und Hinweise auf auslaufende oder überfällige aktive Verträge. Die Übersicht liefert damit einen Arbeitsstand, keine Vertragsakte: Kündigungsfristen, Verlängerungsklauseln und genaue Leistungspflichten müssen in den maßgeblichen Unterlagen geprüft werden.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Auslaufende oder bereits überfällige aktive Verträge lassen sich anhand eines festgelegten Prüfzeitraums erkennen.
- Vertragszeilen können nach Kundenobjekt, Zuständigkeit, Intervall oder Status gefiltert und für die weitere Bearbeitung zusammengestellt werden.
- Monatliche Nettopreise, hochgerechnete Jahreswerte und der durchschnittliche Monatspreis aktiver Verträge werden gemeinsam sichtbar.
- Pausierte, beendete und noch im Entwurf befindliche Verträge bleiben von laufenden Vereinbarungen unterscheidbar.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Beispieldaten durch Vertragsdaten ersetzen
Trage im Blatt „Verträge“ die eigenen Angaben von „Vertrags-ID“ bis „Status“ in die grün markierten Eingabefelder ein. Erfasse Beginn und Vertragsende im Format TT.MM.JJJJ. Die Felder „Resttage“, „Jahreswert netto (€)“ und „Prüfhinweis“ enthalten Berechnungen und sollten nicht manuell überschrieben werden.
2. Stichtag und Prüffrist festlegen
Aktualisiere im Blatt „Parameter“ das Auswertungsdatum und den „Prüfzeitraum vor Ende (Tage)“. Zulässig sind 1 bis 365 Tage. Beide Werte bestimmen, welche aktiven Verträge als bald auslaufend oder bereits überfällig erscheinen.
3. Vertragsstand vollständig prüfen
Wähle im Feld „Status“ einen der vorgesehenen Werte „Aktiv“, „Entwurf“, „Pausiert“ oder „Beendet“. Vergleiche außerdem Vertragsende, Zuständigkeit, Intervall und „Monatspreis netto (€)“ mit den aktuellen Unterlagen. Ein Vertragsende darf leer bleiben, aber nicht vor dem Beginn liegen.
4. Hinweise bearbeiten und Übersicht kontrollieren
Filtere die Vertragszeilen nach dem Prüfhinweis und kläre auffällige Einträge anhand des Originalvertrags. Entscheide danach, ob der Status anzupassen oder eine Verlängerung, Beendigung beziehungsweise Preis- und Leistungsprüfung vorzubereiten ist. Kontrolliere abschließend im Blatt „Übersicht“ die Statusanzahlen und Nettowerte.
Welche Vertragsdaten für die Organisation zusammenkommen
Bei der laufenden Vertragskontrolle müssen Objektleitung und kaufmännische Organisation erkennen, welches Kundenobjekt betroffen ist, wer zuständig ist und wann eine Vereinbarung endet. Im Blatt „Verträge“ lassen sich diese Eckdaten je Vertrags-ID erfassen und über den vorbereiteten Filter nach Zuständigkeit, Status, Intervall oder anderen Feldern zusammenstellen.
Der Leistungsumfang wird nur vereinfacht über „Reinigungsbereich“, „Intervall“, „Menge“ und „Einheit“ beschrieben. Einzelne Tätigkeiten, Raumgruppen und Qualitätsanforderungen sind nicht enthalten. Die Datei kann deshalb die Vertragsübersicht unterstützen, aber keinen detaillierten Reinigungs- oder Einsatzplan ersetzen.
Praxisfall: Ein aktiver Vertrag erreicht das Prüffenster
Die fiktive Beispielzeile „Fiktivobjekt Grünbogen“ enthält den Status „Aktiv“, ein Vertragsende am 10.10.2026 und einen Monatspreis von 4.500,00 € netto. Im Blatt „Parameter“ stehen als Auswertungsdatum der 10.09.2026 und als Prüfzeitraum 90 Tage.
Eingabe → Ergebnis: Die Datei ermittelt 30 Resttage, einen Jahreswert von 54.000,00 € netto und den Hinweis „Läuft bald aus“. Bedeutung: Das Vertragsende liegt innerhalb des gewählten Prüffensters. Entscheidung: Die zuständige Stelle sollte jetzt im Originalvertrag nach Kündigungsfrist, Verlängerungsregel sowie möglichen Preis- oder Leistungsänderungen sehen. Die Datei entscheidet weder über eine Verlängerung noch über eine Beendigung.
Auswertungsdatum und Prüfzeitraum richtig einsetzen
Der zeitliche Bezug wird im Blatt „Parameter“ festgelegt. Ein aktiver Vertrag zählt zur Kennzahl „Aktiv, Ende im Prüfzeitraum“, wenn sein Enddatum am Auswertungsdatum oder innerhalb der folgenden Anzahl von Prüftagen liegt. Bei einem Vorlauf von 90 Tagen reicht das Fenster vom eingetragenen Stichtag bis einschließlich Stichtag plus 90 Tage.
Für diese Laufzeitkennzahlen berücksichtigt die Übersicht nur aktive Verträge. Ein früheres Enddatum führt zur Kennzahl „Aktiv, Enddatum überschritten“, ein fehlendes Enddatum zu „Aktiv ohne Enddatum“. Der Vertragsstatus ändert sich dadurch nicht. Da auch das Auswertungsdatum nicht selbstständig mit dem Kalender weiterläuft, sollte es vor jeder turnusmäßigen Prüfung aktualisiert werden.
Monatspreis und Jahreswert kaufmännisch einordnen
Der angezeigte Jahreswert entsteht durch Monatspreis × 12. Aus 3.200,00 € netto werden somit 38.400,00 € netto. Diese Berechnung ist eine gleichmäßige Hochrechnung. Sie berücksichtigt weder einen unterjährigen Vertragsbeginn noch ein Vertragsende, Pausen oder Preisänderungen während des Jahres.
Im Blatt „Übersicht“ werden Monatspreise und Jahreswerte der als „Aktiv“ gekennzeichneten Verträge summiert. Zusätzlich erscheint ihr durchschnittlicher Monatspreis. Ein fehlender Monatspreis liefert keinen Jahreswert und geht nicht als eingetragener Preis in den Durchschnitt ein. Ein ausdrücklich eingetragener Wert von 0,00 € ist dagegen zulässig und kann die Auswertung beeinflussen. Kosten, Umsatzsteuer, Rechnungsstand und Marge werden nicht berechnet.
Status und Prüfhinweis gemeinsam lesen
Der Status ist eine Benutzereingabe. Vorgesehen sind „Aktiv“, „Entwurf“, „Pausiert“ und „Beendet“. Daraus leitet die Datei den Prüfhinweis ab: Ein Entwurf erhält „Prüfen“, ein beendeter Vertrag „Abgeschlossen“ und ein pausierter Vertrag „Manuell prüfen“. Bei einem aktiven Vertrag entscheidet zusätzlich das Vertragsende über „Ohne Enddatum“, „Enddatum überschritten“, „Läuft bald aus“ oder „Im Plan“.
Die Statusanzahlen und das Diagramm im Blatt „Übersicht“ zeigen die aktuelle Verteilung dieser vier Statuswerte. Sie bilden keine Entwicklung über mehrere Stichtage ab. Vor einer internen Besprechung sollte deshalb geprüft werden, ob die eingetragenen Statuswerte noch dem tatsächlichen Vertragsstand entsprechen.
Typische Fehler und konkrete Lösungen
Eingaben und Formeln trennen verhindert viele Folgefehler. Für häufige Fälle helfen diese Korrekturen:
- Veraltetes Auswertungsdatum: Die Hinweise beziehen sich auf einen früheren Stichtag. Lösung: Im Blatt „Parameter“ das Feld „Auswertungsdatum“ auf den gewünschten Prüftag setzen.
- Vertragsende vor Vertragsbeginn: Die Datumsprüfung ist nicht erfüllt. Lösung: Beide Angaben mit dem Originalvertrag vergleichen und im Format TT.MM.JJJJ berichtigen.
- Abweichender Statustext: Ein freier Begriff passt nicht zu den vorbereiteten Auswertungen. Lösung: Einen der vier Werte aus der Auswahlliste verwenden und Sonderfälle außerhalb der Statuslogik dokumentieren.
- Überschriebene Berechnung: Manuelle Einträge in „Resttage“, „Jahreswert netto (€)“ oder „Prüfhinweis“ unterbrechen die vorgesehene Logik. Lösung: Die Änderung rückgängig machen oder die ursprüngliche Formel aus einer unveränderten Dateikopie wiederherstellen.
- Enddatum abgelaufen, Status noch aktiv: Die Datei zeigt „Enddatum überschritten“, beendet den Vertrag aber nicht. Lösung: Den Sachstand anhand der Vertragsunterlagen klären und den Status anschließend bewusst aktualisieren.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und Papierliste
Die vorbereitete Arbeitsmappe liegt zwischen einer frei aufgebauten Liste und einer einfachen Papierübersicht. Ausschlaggebend ist, wie einheitlich die Daten erfasst und wie regelmäßig Laufzeiten sowie Nettowerte geprüft werden sollen.
| Kriterium | Vorbereitete Vertragsübersicht | Leere Excel-Datei | Papierliste |
|---|---|---|---|
| Struktur | Feste Felder für Vertragsdaten, Status und berechnete Hinweise | Felder und Aufbau müssen selbst festgelegt werden | Frei gestaltbar, aber ohne technisch vorgegebene Einheitlichkeit |
| Laufzeitprüfung | Resttage und Hinweise anhand eines einstellbaren Prüffensters | Nur mit eigenen Formeln oder manueller Prüfung | Manueller Vergleich jedes Enddatums |
| Status und Nettowerte | Statusanzahlen, Summen, Durchschnitt und Diagramm sind vorbereitet | Auswertungen müssen selbst aufgebaut werden | Zählungen und Berechnungen erfolgen von Hand |
| Anpassbarkeit | Auf 100 vorbereitete Vertragszeilen und die vorhandene Logik ausgerichtet | Für abweichende Datenmodelle frei gestaltbar | Für wenige Einträge schnell änderbar, aber nicht filterbar |
Wenn mehrere aktive Verträge regelmäßig nach Enddatum, Status und Nettowert geprüft werden, passt die vorbereitete Datei. Bei deutlich anderen Vertragsmerkmalen oder mehr als 100 Zeilen ohne manuelle Erweiterung ist eine selbst aufgebaute Excel-Liste geeigneter. Für wenige Verträge ohne wiederkehrende Auswertung kann eine Papierliste ausreichen.
Reale Grenzen der Vertragsübersicht
Die Arbeitsmappe versendet keine Erinnerungen, ändert keinen Status selbstständig und gleicht ihre Angaben nicht mit Kalendern, Buchhaltung oder anderen Systemen ab. Das Auswertungsdatum muss manuell gepflegt werden. Formeln und Eingabekontrollen sind für die Zeilen 4 bis 103 vorbereitet; zusätzliche Vertragszeilen erfordern eine Erweiterung der Formeln, Prüfungen und Auswertungsbereiche.
Nicht enthalten sind Kündigungsfristen, Verlängerungsklauseln, detaillierte Leistungsverzeichnisse, Ansprechpartner, Dokumentenablage und Änderungshistorie. Ebenso fehlen Berechnungen zu Einsatzstunden, Personalbedarf, Kosten, Rechnungen und Nachkalkulation. Entscheidungen über Verlängerung, Beendigung oder Vertragsauslegung müssen daher anhand der maßgeblichen Vertragsunterlagen getroffen werden.
Häufige Fragen
Welche Verträge erfasst der eingestellte Prüfzeitraum?
Berücksichtigt werden nur Zeilen mit dem Status „Aktiv“ und einem Vertragsende zwischen dem Auswertungsdatum und dem letzten Tag des eingestellten Prüfzeitraums. Aktive Verträge mit bereits überschrittenem oder fehlendem Enddatum erscheinen in eigenen Kennzahlen.
Warum bleiben Resttage oder Jahreswert leer?
„Resttage“ bleibt leer, wenn die Vertrags-ID oder das Vertragsende fehlt. Der Jahreswert bleibt leer, wenn keine Vertrags-ID oder kein Monatspreis eingetragen ist. Sind für aktive Verträge keine verwendbaren Monatspreise vorhanden, kann auch der durchschnittliche Monatspreis in der Übersicht leer erscheinen.
Ändert die Datei den Status nach Ablauf des Vertragsendes?
Nein. Das Feld „Status“ bleibt eine Benutzereingabe. Bei einem aktiven Vertrag erzeugt ein überschrittenes Enddatum lediglich den Prüfhinweis „Enddatum überschritten“. Erst nach der sachlichen Prüfung sollte der Status bei Bedarf auf „Beendet“, „Pausiert“ oder einen anderen vorgesehenen Wert gesetzt werden.
Können mehr als 100 Verträge eingetragen werden?
Die vorbereiteten Berechnungen und Eingabeprüfungen reichen von Zeile 4 bis Zeile 103 und damit über 100 Vertragszeilen. Weitere Zeilen erhalten die vorhandenen Formeln, Prüfungen und Auswertungsbezüge nicht automatisch; diese Bereiche müssten manuell erweitert werden.
Ersetzt die Übersicht die Vertragsakte oder das Leistungsverzeichnis?
Nein. Die Datei enthält ausgewählte Eckdaten und beschreibt die Leistung nur grob über Reinigungsbereich, Intervall, Menge und Einheit. Vertragsklauseln, Kündigungsfristen, Verlängerungsregeln und detaillierte Tätigkeiten müssen in den maßgeblichen Unterlagen geprüft werden.
Redaktionelle Zuordnung
Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
