Bei befristeten Reinigungsverträgen müssen Objektleitung, Disposition und kaufmännische Organisation Gespräche rechtzeitig vor dem Vertragsende einplanen. Die Arbeitsmappe berechnet dazu einen Gesprächstermin, die verbleibenden Tage und einen Handlungsstatus. So wird erkennbar, welche Verträge sofort geprüft werden sollten und welche noch außerhalb des Planungshorizonts liegen.
Die Datei enthält die Blätter „Übersicht“, „Vertragsplanung“ und „Parameter“. Erfasst werden unter anderem Vertragsdaten, Fristen, Monatswert, Zuständigkeit und Entscheidungsstatus. Die vorhandenen Objekt- und Vertragsangaben sind fiktive Beispieldaten und müssen vor der betrieblichen Nutzung ersetzt werden. Die Ergebnisse unterstützen die interne Planung, ersetzen aber keine Prüfung des jeweiligen Vertrags.
Wobei diese Vorlage helfen kann
- Anstehende Gesprächsfristen werden aus Vertragsende, Kündigungsfrist und Gesprächsvorlauf zeitlich eingeordnet.
- Zuständigkeiten und nächste Prüftermine lassen sich gemeinsam mit dem aktuellen Entscheidungsstand führen.
- Die Übersicht fasst Vertragsanzahl und Monatswerte nach Handlungsstatus sowie Planungshorizont zusammen.
- Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden als Prüfbedarf sichtbar, bevor eine Entscheidung vorbereitet wird.
Was die Datei enthält
So beginnen Sie
1. Planungszeitraum festlegen
Beginnen Sie im Blatt „Parameter“. Tragen Sie unter Stichtag, Warnschwelle Gesprächstermin und Planungshorizont Vertragsende die Werte ein, auf die sich die aktuelle Planung beziehen soll. Der Stichtag steuert Resttage, Prioritäten und die Beurteilung überfälliger Termine.
2. Beispieldaten ersetzen
Öffnen Sie „Vertragsplanung“ und ersetzen Sie die fiktiven Einträge in den grün markierten Zellen. Für eine belastbare Terminberechnung werden insbesondere Vertrag-ID, Vertragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsfrist, Gesprächsvorlauf und Entscheidungsstatus benötigt. Ergänzen Sie Monatswert, Zuständigkeit und nächsten Prüftermin, wenn diese Angaben für die Besprechung genutzt werden sollen.
3. Berechnete Hinweise prüfen
Kontrollieren Sie anschließend die berechneten Felder „Gespräch bis“, „Tage bis Ende“, „Handlungsstatus“ und „Prüfhinweis“. Ein Hinweis wie „Eingabe prüfen“ ist zuerst zu klären; er kann die zeitliche Einstufung unbrauchbar machen.
4. Entscheidung dokumentieren
Filtern Sie die Vertragsplanung nach Handlungsstatus oder Zuständigkeit. Nach einem Gespräch wird der manuelle „Entscheidungsstatus“ aktualisiert und bei Bedarf ein neuer Prüftermin eingetragen. Prüfen Sie danach im Blatt „Übersicht“, wie sich Anzahl und Monatswerte der offenen Vorgänge verändert haben.
Aufgabe und Abgrenzung der Vertragsplanung
Die Arbeitsmappe dient als interne Termin- und Entscheidungshilfe für befristete Reinigungsverträge. Sie verbindet das Vertragsende mit der eingetragenen Kündigungsfrist und einem zusätzlichen Gesprächsvorlauf. Dadurch kann die Objektleitung das Gespräch vor dem maßgeblichen Termin einplanen, statt nur auf das Enddatum zu schauen.
Die Datei ist keine vollständige Vertragsakte. Sie enthält weder Vertragsklauseln noch Kündigungswege oder Ansprechpartner auf Kundenseite. Auch die Auswahl „Verlängert“ oder „Beendet“ dokumentiert lediglich einen Status in der Tabelle. Ob eine Erklärung fristgerecht, formwirksam oder vertraglich zulässig ist, muss außerhalb der Arbeitsmappe geprüft werden.
Praxisfall: Gespräch für ein Büroobjekt priorisieren
Ein fiktiver Beispieldatensatz betrifft die Büroflächen im Objekt „Parkforum Nord“. Eingetragen sind das Vertragsende 30.09.2026, eine Kündigungsfrist von 90 Tagen und ein Gesprächsvorlauf von 21 Tagen. Als Stichtag ist 10.09.2026 eingestellt.
Eingabe → Ergebnis → Bedeutung → Entscheidung: Vom Vertragsende zieht die Datei 90 und anschließend 21 Tage ab. Daraus ergibt sich der rechnerische Termin 11.06.2026 für „Gespräch bis“. Gleichzeitig verbleiben am Stichtag noch 20 Tage bis zum Vertragsende. Weil der Gesprächstermin bereits vor dem Stichtag liegt, wird der Vorgang als „Sofort prüfen“ eingeordnet.
Diese Einstufung bedeutet nicht, dass der Vertrag automatisch beendet oder verlängert wurde. Sie zeigt, dass das vorgesehene Gesprächsfenster verstrichen ist. Vor der Kontaktaufnahme sind deshalb die tatsächliche Vertragsregelung und der eingetragene Entscheidungsstatus „Ungeprüft“ zu prüfen. Der Monatswert von 1.670,00 € liefert dabei eine kaufmännische Größenordnung, aber keine Aussage über Ertrag oder Wirtschaftlichkeit.
Kennzahlen für die Vertragsbesprechung einordnen
Im Blatt „Übersicht“ erscheinen unter anderem erfasste und aktive Verträge, Vertragsenden im Planungshorizont sowie offene Entscheidungsstatus. Die Auswertung nach Handlungsstatus zeigt außerdem Anzahl und summierten Monatswert. Damit lässt sich eine Besprechung beispielsweise mit den Gruppen „Sofort prüfen“ und „Gespräch vorbereiten“ beginnen.
Die Kennzahlen haben unterschiedliche Abgrenzungen. „Ende im Planungshorizont“ zählt Verträge mit einem Enddatum zwischen Stichtag und Horizont auch dann, wenn der Entscheidungsstatus „Beendet“ lautet. Der „Monatswert im Planungshorizont“ schließt dagegen beendete Verträge aus. Deshalb sollten Anzahl und Euro-Summe nicht ohne Blick auf die Statusfelder gleichgesetzt werden.
Ein Wert von 0 bedeutet in der Regel, dass die Berechnung ausgeführt wurde, aber kein Datensatz die Bedingungen erfüllt. Bleibt eine datumsabhängige Kennzahl leer, fehlt meist der benötigte Stichtag oder Planungshorizont. Dann sind zuerst die Angaben im Blatt „Parameter“ zu kontrollieren.
Manuellen Entscheidungsstand und rechnerische Priorität trennen
Der „Entscheidungsstatus“ wird manuell ausgewählt. Verfügbar sind „Ungeprüft“, „Gespräch geplant“, „Verlängerung empfohlen“, „Neuverhandlung“, „Beendigung vorgesehen“, „Verlängert“ und „Beendet“. Hier wird festgehalten, was intern entschieden oder vorbereitet wurde.
Der „Handlungsstatus“ wird dagegen aus den Vertragsdaten und Parametern berechnet. Er unterscheidet unter anderem „Sofort prüfen“, „Gespräch vorbereiten“, „Im Planungshorizont“, „Später prüfen“, „Abgeschlossen“ und „Vertrag abgelaufen“. Zusätzlich können „Eingabe prüfen“ oder „Parameter prüfen“ erscheinen. Die beiden Statusarten beantworten damit verschiedene Fragen: Was wurde entschieden, und wie dringend ist der Vorgang rechnerisch?
Nach einer Abstimmung sollte nicht nur der Entscheidungsstatus geändert werden. Prüfen Sie auch „Zuständigkeit“ und „Nächster Prüftermin“. Der Termin wird im Feld „Prüfhinweis“ berücksichtigt, löst jedoch keine Erinnerung an die zuständige Person aus.
Typische Fehler erkennen und konkret beheben
Fehlerhinweise sollten vor der Priorisierung geklärt werden. Andernfalls kann ein Vertrag in der Übersicht fehlen oder einer falschen Gruppe zugeordnet sein.
- „Parameter prüfen“: Im Blatt „Parameter“ fehlen Stichtag, Warnschwelle oder Planungshorizont. Die drei Werte ergänzen und anschließend die Übersicht erneut kontrollieren.
- „Eingabe prüfen“: In der Vertragszeile fehlen erforderliche Angaben wie Beginn, Ende, Fristwerte oder Entscheidungsstatus. Die betroffene Zeile über „Prüfhinweis“ eingrenzen und vervollständigen.
- „Enddatum vor Beginn“: Vertragsbeginn und Vertragsende wurden vertauscht oder falsch eingegeben. Beide Daten mit dem Vertrag abgleichen und korrigieren.
- „Fristwerte ergänzen“ oder „Werte prüfen“: Kündigungsfrist, Gesprächsvorlauf oder Monatswert fehlen beziehungsweise sind negativ. Die Werte als nichtnegative Zahlen eintragen.
- Leere berechnete Felder: Ohne Vertrag-ID bleibt die vorbereitete Zeile leer. Fehlen Vertragsende oder Fristwerte, kann auch „Gespräch bis“ nicht berechnet werden.
Für Datumsfelder sind Werte vom 01.01.2000 bis 31.12.2100 vorgesehen. Beim Einfügen größerer Datenmengen sollten die Ergebnisse trotzdem stichprobenartig auf vertauschte Spalten und unvollständige Zeilen geprüft werden.
Vergleich mit leerer Excel-Datei und Papierliste
Die vorbereitete Arbeitsmappe passt zu einem wiederkehrenden Planungsablauf. Eine leere Excel-Datei oder eine Papierliste kann sinnvoller sein, wenn die benötigten Felder stark abweichen oder nur sehr wenige Verträge beobachtet werden.
| Kriterium | Vorbereitete Arbeitsmappe | Leere Excel-Datei | Papierliste |
|---|---|---|---|
| Startaufwand | Felder, Formeln und Statuswerte sind vorbereitet. | Aufbau und Berechnungen müssen selbst festgelegt werden. | Eine kurze Liste ist unmittelbar anlegbar. |
| Fristrechnung | Gesprächstermin und Resttage werden aus Eingaben berechnet. | Nur mit selbst erstellten Formeln. | Termine müssen einzeln gerechnet und übertragen werden. |
| Eingabekontrolle | Datenprüfungen und Prüfhinweise sind vorhanden. | Kontrollen hängen vom eigenen Aufbau ab. | Keine rechnerische Plausibilitätskontrolle. |
| Auswertung | Anzahl und Monatswerte werden nach Planungsmerkmalen zusammengefasst. | Auswertung muss selbst eingerichtet werden. | Auszählung und Summenbildung erfolgen manuell. |
| Anpassbarkeit | Auf den vorhandenen Ablauf und 100 vorbereitete Zeilen begrenzt. | Felder und Logik lassen sich frei gestalten. | Einfach änderbar, aber bei vielen Vorgängen unübersichtlich. |
Wenn regelmäßig mehrere befristete Verträge mit vergleichbaren Fristangaben geprüft werden, bietet die vorbereitete Datei einen festen Ablauf. Bei abweichenden Vertragsarten, zusätzlichen Freigabestufen oder mehr als 100 Datensätzen passt eine individuell aufgebaute Excel-Liste besser. Für wenige Verträge ohne Bedarf an Berechnung und Zusammenfassung kann eine konsequent gepflegte Papierliste ausreichen.
Reale Grenzen der Arbeitsmappe
Die Datei enthält keine automatische Vertragsverlängerung, Benachrichtigung oder externe Aktualisierung. Stichtag, Vertragsdaten, Entscheidungsstatus und Prüftermine müssen manuell gepflegt werden. Es gibt keine Diagramme und keine Anbindung an Kalender, E-Mail, Kundenverwaltung oder Buchhaltung.
Die Formeln und Auswertungsbereiche sind für die Zeilen 6 bis 105 vorbereitet, also für höchstens 100 Vertragskennungen. Werden darunter weitere Zeilen eingefügt, sind sie nicht automatisch Bestandteil der vorhandenen Formeln, Filter und Summenbereiche.
Auch der Monatswert ist nur ein einzelner Euro-Betrag je Vertrag. Die Arbeitsmappe berechnet weder Kosten noch Deckungsbeitrag oder Preisänderungen. Die Kennzahl „Aktive Verträge“ beruht auf Enddatum, Stichtag und dem Status „Beendet“; besondere Vertragsklauseln kann diese Logik nicht berücksichtigen.
Häufige Fragen
Aktualisiert sich der Stichtag automatisch?
Nein. Der Stichtag wird im Blatt „Parameter“ manuell eingetragen. Nach einer Änderung berechnet die Datei die Tage bis Vertragsende, die zeitlichen Handlungsstatus und die datumsabhängigen Kennzahlen auf dieser Grundlage neu.
Warum unterscheiden sich Entscheidungsstatus und Handlungsstatus?
Der Entscheidungsstatus dokumentiert eine manuelle Einschätzung oder bereits getroffene Entscheidung. Der Handlungsstatus ist eine rechnerische Priorität aus Vertragsdaten und Planungsparametern. Ein Vertrag kann daher beispielsweise den Entscheidungsstatus „Gespräch geplant“ haben und trotzdem wegen des Termins als „Sofort prüfen“ erscheinen.
Warum bleibt „Gespräch bis“ leer?
Die Berechnung benötigt eine Vertrag-ID, das Vertragsende, die Kündigungsfrist und den Gesprächsvorlauf. Fehlt einer dieser Werte, bleibt das Ergebnis leer. Prüfen Sie dieselbe Zeile außerdem im Feld „Prüfhinweis“, bevor Sie eigene Berechnungen ergänzen.
Kann die Arbeitsmappe mehr als 100 Verträge aufnehmen?
Vorbereitet sind 100 Vertragszeilen von Zeile 6 bis 105. Weitere Zeilen lassen sich nicht einfach als vollständig einbezogene Datensätze voraussetzen, weil Formeln, Filter, Formatierungen und die Bereiche der Übersicht entsprechend erweitert werden müssten.
Prüft die Datei, ob eine Kündigungsfrist rechtlich korrekt ist?
Nein. Die Arbeitsmappe rechnet ausschließlich mit den eingetragenen Fristtagen. Sie beurteilt weder Vertragsklauseln noch Formvorschriften, Zugangsfristen oder Sonderkündigungsrechte. Diese Punkte sind anhand der Vertragsunterlagen manuell zu prüfen.
Redaktionelle Zuordnung
Lea HoffmannKalkulation, Material und Kennzahlen
Jonas WeberEinsatzplanung, Personal und Qualität
